Calendrier agenda gratuitCalendrier agenda gratuit

Liste des activités 

La gestion du suivi d'activités permet d'une part d' enregistrer son activité de façon détaillée (jour après jour), ou synthétique (en fin de mois),
d'autre part d'obtenir une totalisation par type d'activité , pour un mois, un bimestre, un trimestre, un semestre, ou une année.

Voir aussi : Documentation détaillée sur le suivi d'activités

Avec les activités de type planning, il est possible de planifier un événement avec une date de début et une date de fin, d'afficher un planning avec une grille horaire, de gérer les conflits de planification, et de préparer une tarification en tenant compte d'un forfait et/ou d'un tarif horaire. Cette nouveauté sera utile pour gérer tous les rendez-vous des professions libérales et artisanales, ainsi que pour les assistantes maternelles et les aides à domicile, avec en option la préparation de la facturation.
Pour en savoir plus, voir la documentation sur la planification.

Liste et caractéristiques des activités

  • Pour supprimer une activité, cliquez sur la corbeille () à droite de la ligne à supprimer, puis cliquez sur Enregistrer.
    ATTENTION : ne supprimez pas d'activités pour lesquelles des suivis sont encore enregistrés.
    si vous le faîtes, vous pourrez recréer l'activité, avec le même nom (colonne (1) ci-dessous)   
  • Pour ajouter une activité, renseignez la dernière ligne, puis cliquez sur Enregistrer
  • Pour modifier une activité : modifiez éventuellement le libellé, le type, l'affichage, etc., puis cliquez sur Enregistrer.
    Vos modifications ne seront prises en compte qu'après avoir cliqué sur 'Enregistrer'
  • Cliquer ensuite sur 'Voir le calendrier' pour vérifier les incidences de vos modifications sur le calendrier actif.
Modèle de calendrier :   (10)
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  1. Activité : c'est un code interne, de 10 caractères maximum, sans accent, sans espace, et sans caractères spéciaux, qui ne pourra pas être modifié.
  2. Libellé : c'est le libellé de l'activité, de 15 caractères maximum, qui sera affiché dans les listes déroulantes et dans les rapports de comptage des activités.
    Astuce: Vous pouvez trier les activités, par exemple sur le libellé.
  3. Type : Défini le type de suivi à effectuer pour cette activité :
    • Planning : Pour permettre la saisie des évènements tels que les rendez-vous, les gardes des enfants, etc., avec une heure de début, une heure de fin ou une durée, et pour effectuer éventuellement un calcul en vue d'une facturation.
    • Temps : unité de temps en jours, heures, et minutes, pour compter les heures supplémentaires, le temps de travail, les congés, le temps passé sur une tâche ou un projet, etc.
    • Nombre : nombre sans décimales, pour compter par exemple des nombres de clients ou de prospects, des kilomètres parcourus
    • Montant : montant avec décimales, par exemple pour totaliser le montant en euros des ventes ou des achats, des frais de déplacements.
    • A voir aussi : conseils en cas de changement de type d'activité.
  4. Durée d'un jour (facultatif, dans le cas d'une unité de temps, format hh:mm) : cette durée en heures et en minutes permettra de convertir automatiquement la somme des minutes et des heures en jours, heures, et minutes, dans les états récapitulatifs. 
  5. Affichage par défaut : il défini le type d'affichage du suivi dans les cases du calendrier, pour chaque activité.
    Cette information n'est pas utilisée pour l'
    agenda du jour, le suivi d'activité étant toujours affiché de façon détaillée.
    Si la liste déroulante 'Suivi d'activités' du calendrier actif est positionnée sur 'Ne pas afficher', aucune activité n'apparaitra.
    Si une ou plusieurs activités sont sélectionnées dans la liste déroulante 'Suivi d'activités' seules ces activités apparaitront.
    Si la liste déroulante 'Type' est positionnée sur une valeur autre que 'Planning', les régles d'affichage ci-dessous s'appliquent : 
    • Aspect de la case : c'est la couleur du fond, le motif ou l'icone choisi pour matérialiser de façon synthétique l'activité sur vos calendriers. Si plusieurs activités sont concernées par ce type d'affichage, pour un jour donné :
      - c'est la couleur ou le motif (image de fond) de la dernière activité qui sera appliquée.
      - les icones seront éventuellement superposés, si leur position est identique pour plusieurs activités.
    • Liseret de couleur : il sera affiché sur la même ligne que le résumé éventuel de l'agenda, pour ne pas le confondre avec les liserets utilisés pour les vacances scolaires. Si plusieurs activités sont concernées par ce type d'affichage, pour un jour donné, les liserets seront affichés les uns à coté des autres. Pour que l'affichage soit effectif, la liste déroulante 'Agenda' de l'onglet 'Info' doit être positionnée sur 'Résumé' ou sur 'Détail', pour le calendrier actif. Le résumé étant placé aprés les liserets, sur la même ligne, il sera éventuellement tronqué si la largeur de la case est faible.
    • Idem agenda : l'affichage dans le suivi quotidien suivra les régles d'affichage de l'agenda pour le calendrier actif. Cette option permet de personnaliser l'affichage du détail en fonction du calendrier utilisé, par exemple : afficher le détail dans le calendrier mensuel en colonne, et un icone dans le calendrier mensuel en tableau, plus synthétique.   
    • Ne pas afficher : l'élément de suivi ne sera affiché que dans l'info-bulle.   
    Si la liste déroulante 'Type' est positionnée sur 'Planning' :
    • Si l'affichage du planning est demandé dans l'onglet 'Infos' du calendrier, l'affichage se fera sous forme de planning.
    • Sinon, les régles ci-dessus s'appliquent pour l'affichage de l'activité dans le calendrier.

    A noter : pour le suivi mensuel, l'affichage sera sous forme de texte si le type d'affichage est autre que 'Ne pas afficher'.   
  6. Aspect de la case ou du liseret : pour personnaliser la couleur ou l'image de fond en fonction de l'activité : ne pas utiliser la même couleur pour 2 activités différentes, sauf s'il s'agit d'activités du même type (par exemple Congés légaux, RTT et jours fériés). Choisissez par exemple des couleurs de cases claires et des couleurs de liserets foncés, pour bien les voir dans chaque case.  Vous pouvez aussi choisir une icone, de taille 16, 24, ou 32 pixels : dans ce cas, choisissez si possible des positions différentes pour chaque activité, afin d'éviter leur superposition sur les calendriers.
  7. Comptage : il permet d'afficher un  récapitulatif de chaque activité , pour la période correspondant au calendrier, dans le même espace que celui des notes et rapports périodiques, en bas du calendrier, en dessous du logo Calendrier agenda gratuit et du texte "Calendriers agendas : http://www.calagenda.fr/calendriers.htm".    
    - Cocher pour afficher l'état récapitulatif pour cette activité.
    - Décocher pour ne pas afficher l'état récapitulatif  pour cette activité.
    ATTENTION:  pour que le comptage soit effectif dans le calendrier :, la liste déroulante relative au suivi d'activités, dans l'onglet 'Infos' du calendrier actif, doit être positionnée sur 'Avec récap'.
  8. / +
    • Cliquer sur pour supprimer l'activité.
      ATTENTION : ne supprimez pas d'activités pour lesquelles des suivis sont encore enregistrés.
      (si vous le faîtes, vous pourrez toutefois recréer l'activité, avec le même nom ...)
    • Cliquer sur + pour ajouter une activité.
    • Fête L'activité fete permet d'une part d'affecter une couleur aux fêtes remarquables de l'année (fêtes religieuses, fêtes nationales, etc.) d'autre part de modifier le nom du saint, pour les fêtes dont la date n'est pas fixe. (Pâques, Pentecôte, Ascension, jours fériés spécifiques à une année, etc.).
      Une liste des fêtes et des jours fériès est disponible pour la France, les DOM/TOM, La Belgigue, la Suisse et le Canada.
    • Les activités 'fete' et 'ferie' ne peuvent pas être supprimées, mais on peut modifier l'apparence des cases correspondant à ces activités dans les calendriers.
  9. Pour les activités de type planning :
    • Couleur ou aspect de la case pour l'affichage de ce planning dans les calendriers.
    • Type de saisie : la saisie pourra se faire soit avec une date de début et une date de fin, principalement pour les activités de plus d'une heure (par exemple les gardes d'enfants), soit avec une date de début et une durée, pour les activités de moins d'une heure, auquel cas la durée par défaut permettra d'optimiser le temps de saisie.
    •  En option, pour la préparation éventuelle de la facturation :
      - Le forfait de la journée, qui ne sera compté qu'une fois par jour, même si plusieurs planifications ont été faites dans la même journée.
      - Le forfait de l'intervention, par exemple le prix de la consultation ou du déplacement.
      - Le coût horaire, par exemple pour une garderie d'enfants. 
      Notez qu'il est possible de renseigner à la fois le forfait de la journée, de l'intervention et le coût horaire, par exemple pour compter le repas de midi, chaque déplacement, et la garde d'un enfant.
      Ces informations de tarification pourront donner lieu à correction au moment de la saisie de l'évènement, pour facturer un service exceptionnel ou pour appliquer une majoration ou une minoration.
  10. Notez que les options d'affichage du suivi d'activités spécifiques à chaque modèle de calendrier sont présentes dans l'onglet 'Infos', au dessus du calendrier actif.
    D'autre part, pour les activités matérialisées par un icône, vous pouvez régler le positionnement et la taille de l'icone, modèle par modèle, avec la liste déroulante 'Modèle de calendrier' ci-dessus. Dans ce cas, les unités de temps ne sont pas modifiables, ainsi que l'image elle-même. Pour les modifier, choisissez 'Par défaut'.
  11. Les paramétres de gestion du planning permettent de définir :
    • L'amplitude horaire de la journée (heure de début et heure de fin), utilisée d'une part à la saisie des évènements, d'autre part pour l'affichage du planning dans les calendriers.
    • La gestion des conflits à appliquer :
      - Gestion globale si plusieurs activités différentes ne peuvent pas être planifiées en même temps.
      - Gestion activité par activité si plusieurs évènements d'une même activité ne peuvent pas être planifiés en même temps.   
    Astuce : pour forcer l'enregistrement d'une activité de type planning, soit en dehors des heures de la journée, soit en conflit avec une autre activité,
    • définir les heures de début et de fin identiques pour l'activité.
    • ou ne pas saisir d'heure de début.
    • ou saisir l'activité non pas sur un jour, mais dans le rapport périodique mensuel.

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Voir aussi :

Contacts :

Calendriers agendas : http://www.calagenda.fr